Vérification éditoriale : 27 juillet 2026. Cette checklist présente le socle commun d’un devis et d’une facture. Les obligations varient selon l’activité, le client, le régime de TVA, le pays et la nature de l’opération.
Un logiciel peut produire un document propre mais incomplet. Testez un devis, une facture, un acompte et un avoir avec les données réelles de l’entreprise.
Checklist de contrôle devis et facture
Socle général : des règles supplémentaires peuvent s’appliquer.
Mentions communes à contrôler
- identité et coordonnées du professionnel ;
- identité et adresse du client ;
- date du document ;
- description détaillée ;
- quantités et prix ;
- TVA ou mention applicable ;
- total HT et TTC ;
- conditions de paiement ;
- références utiles.
Mentions du devis
Le contenu dépend de la prestation. Le socle comprend la date, l’identité de l’entreprise et du client, le détail des prestations ou produits, les prix, les frais éventuels, le total et la durée de validité. Certaines activités imposent un devis et des informations supplémentaires.
Consultez la fiche officielle Devis obligatoire : comment ça marche ?.
Acceptation du devis
Une fois accepté, le devis engage les parties sur le périmètre, le prix et le délai. Conservez la preuve de l’acceptation. Une modification importante doit être formalisée par un avenant, un devis complémentaire ou un accord écrit précis.
Durée et délai d’exécution
Indiquez la durée de validité de l’offre et, lorsque nécessaire, la date de début, le délai ou la date d’exécution. Une promesse comme « rapidement » ne suffit pas à encadrer une prestation.
Devis payant ou gratuit
Lorsque le devis est payant, le client doit en être informé avant son établissement. Certaines activités imposent la gratuité. Vérifiez le régime du métier avant d’ajouter des frais.
Mentions générales de la facture
- date d’émission ;
- numéro unique et chronologique ;
- date de vente, livraison ou prestation ;
- identité du vendeur et de l’acheteur ;
- bon de commande lorsqu’il existe ;
- identifiants TVA applicables ;
- désignation, quantité et prix unitaire HT ;
- taux de TVA ou exonération ;
- totaux HT et TTC ;
- échéance et conditions de paiement.
La liste détaillée est publiée dans la fiche officielle sur les mentions obligatoires d’une facture.
Pénalités et indemnité B2B
Pour les factures entre professionnels, contrôlez le taux de pénalités de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire de recouvrement lorsqu’elle s’applique. Les conditions de paiement doivent être cohérentes avec le contrat et les CGV.
Nouvelles données de facturation électronique
- numéro SIREN du client ;
- adresse de livraison différente ;
- catégorie de l’opération : biens, services ou mixte ;
- option pour la TVA d’après les débits lorsqu’elle s’applique.
Consultez le guide de la facturation électronique et la checklist en 15 points.
Franchise en base de TVA
Une entreprise en franchise en base ne facture pas la TVA et doit utiliser la mention correspondant à son régime. Elle reste concernée par la préparation à la réception des factures électroniques.
Acompte
Une facture d’acompte doit être reliée à l’opération et au solde. Le devis ou le contrat précise la somme, sa qualification, la date et les conséquences de l’annulation.
Avoir et correction
Un avoir doit identifier la facture corrigée et expliquer la modification. Ne supprimez pas une facture validée pour la remplacer sans trace. Conservez le lien entre le document initial, l’avoir et la nouvelle facture.
Facture à un particulier
Les règles d’information sur le prix, le délai, la médiation et la vente à distance peuvent s’ajouter. L’adresse du client, les garanties et le droit de rétractation doivent être traités selon l’opération.
Facture à un professionnel
Vérifiez l’identité juridique, l’adresse de facturation, le numéro de commande, la TVA, l’échéance et les règles de retard. Les informations doivent être exploitables par le service comptable du client.
Documents sectoriels
Le bâtiment, le dépannage, les services à la personne, le déménagement, la santé, les véhicules et d’autres activités imposent des mentions spécifiques. Utilisez la réglementation du métier et faites contrôler le modèle lorsque l’enjeu est important.
Numérotation et archivage
La facture suit une séquence chronologique et continue. Des séries distinctes peuvent exister lorsqu’elles sont justifiées et documentées. Les factures sont conservées comme pièces comptables pendant dix ans.
Le guide Numérotation et archivage des factures détaille l’organisation.
Procédure de contrôle
- vérifier l’identité ;
- tester les numéros ;
- créer un document B2B et B2C ;
- tester acompte et avoir ;
- contrôler la TVA ;
- relire délais et pénalités ;
- exporter le document ;
- faire une vérification annuelle.
Le générateur de mentions pour devis prépare une trame, mais ne valide pas les règles sectorielles.
Erreurs fréquentes
- numérotation manuelle incohérente ;
- description vague ;
- TVA erronée ;
- absence d’échéance ;
- devis sans validité ;
- suppression d’une facture ;
- modèle jamais retesté ;
- confusion entre facture et preuve de paiement.
Questions fréquentes
Un devis est-il toujours obligatoire ?
Non. Il l’est pour certaines activités et situations. Il reste utile pour préciser le périmètre, le prix et les délais.
Une facture PDF suffit-elle pour la réforme ?
Non pour le circuit concerné. La facture électronique comporte des données structurées et passe par une plateforme agréée.
La checklist garantit-elle la conformité ?
Non. Elle couvre le socle général. Les règles de l’activité, du client et de l’opération doivent être vérifiées.
Contrôler le modèle dans le temps
Programmez une revue annuelle et une vérification à chaque changement de statut, de régime de TVA, de logiciel ou de réglementation. Conservez la date de validation du modèle et la source utilisée.
Former les utilisateurs
Une procédure courte doit expliquer quand créer un devis, comment accepter une modification, quand émettre une facture d’acompte et comment corriger une erreur. Le contrôle ne doit pas dépendre d’une seule personne.
- modèle validé ;
- règles de numérotation ;
- gestion des avoirs ;
- mentions sectorielles ;
- contact en cas de doute ;
- sauvegarde des documents.